来客受付後、ご案内する応接室や会議室まで距離がある場合は、お部屋までお客様をお連れすることとなります。
その時に明るい声と丁寧なご案内をすることで、あなたと会社に好印象を持たれ、その後の商談などがスムーズに進めることが出来るようになるのです。
ここでは、よくあるシチュエーションである廊下・階段・エレベーター・応接室での案内のしかたを紹介します。
ご案内のマナーをマスターし、失礼のないようスマートな応対が出来るようにしておきましょう。
【廊下・階段】
◆廊下では
お客様に案内をしている最中に社内の人と出会ったら、お客様の先導を優先させます。
社内の人には立ち止まってあいさつせずに、歩きながら会釈するようにしましょう。
・お客様に完全に後ろ姿を見せるのではなく、やや半身の姿勢で歩きます
・お客様を気づかいながら、お客様の歩調に合わせます
◆階段では
年配の方や子ども連れの方には、特に気を配るようにしましょう。
・上り階段ではお客様が先に上るようにし、下り階段では反対にお客様が後、案内者が前になって先導します。(お客様より高い位置にならないように注意します)
【エレベーター】
エレベーターでは、奥が上座、操作盤側が下座になります。
◆係員がいる場合
・降りるときは「こちらでございます」と声をかけて、案内者が先に降ります。
◆係員がいない場合
・お客様に完全に後ろ姿を見せるのではなく、やや半身の姿勢で立ち、ボタンの操作をします
・降りるときは、案内人が「こちらでございます」と声をかけて、お客様に先に降りていただきます。
【応接室・会議室】
◆入室時
入る時は必ずノックします。確実に中に人がいないと分っている場合でも、ドアをノックするのがマナーです。
また、ドアが開いていても入室の合図としてノックをしましょう。
・ドアを開けて押さえ、お客様に入っていただいた後に自分が入室します
(押開きのドアの場合)
・案内者が先に入ってドアを押さえ、お客様をに入っていただきます。
◆誘導、退室
上座は、出入り口から一番離れた席にあたります。
お客様に「こちらにおかけください」「どうぞ奥のお席におかけになっておまちください」と上座の椅子、またはソファへ誘導します。
・「○○様がお見えです」と紹介します
(担当者がまだ部屋にいない場合)
・「○○(担当者名)は間もなく参りますので、少しお待ち下さいませ」と一声かけましょう。
部屋の出入り口からお客様の方を向き、「失礼致します」とお辞儀をして退室します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
初めて会社を訪れたお客様は、少なからず不安な気持ちを持っています。
あなたがスマートで落ち着いた案内をすることで、お客様の不安を和らげることが出来るのです。
また、受付応対時のあなたの立ち振る舞いで、ある程度会社の印象が決まる場合があります。
その重要な役割に最初は緊張することでしょう。
ですが、人の前に出ることというのは、自分を磨くチャンスでもあるのです。
ご案内をする自分に自信を持てるようになった時、一回り成長したあなたがいます。
お客様に安心や信頼を与えられるような案内を心がけると共に、自然な笑顔を添えて自分自身のこともどんどんアピールしていきましょう。
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